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La Ricerca di Documenti permette di trovare tutti
i documenti/copie che hanno determinate caratteristiche scelte
dall'operatore.
Il programma è accessibile a tutte le unità operative.
Il programma è costituito da più pagine. All'accesso, la finestra principale
mostra una serie di campi per inserire le informazioni relative al documento
o documenti (e relative copie) da ricercare. Le altre due finestre in questa
fase non sono accessibili.
I criteri di ricerca dei documenti sono i seguenti:
- L'Anno
di registrazione (di Protocollo Generale o di altro identificativo)
- Il Tipo
di registrazione (di Protocollo Generale o di altro identificativo)
- Il Numero
di registrazione (di Protocollo Generale o di altro identificativo)
- Il Numero
della Copia (solo se si vuole ricercare delle copie;
omettendolo il programma troverà sia i documenti originali che le copie)
- Data minima
di registrazione
- Data massima
di registrazione
- Data minima
di arrivo
- Data massima
di arrivo
- Si può ricercare per
un Nominativo (inserendolo manualmente o con l'Anagrafica
accessibile tramite il pulsante di ricerca). In tal caso è necessario
specificare se si tratta di un Mittente, di un Destinatario.
- La Voce di
Indice del documento. Si possono ricercare solo documenti con
voce di indice ammessa alla postazione collegata; inoltre se si immette
la voce di indice la classificazione viene valorizzata automaticamente
con quella della voce di indice e non è possibile modificarla.
- La U.O. di
Provenienza. Per inserirla occorre digitarne i cinque livelli
identificativi (settore - servizio - U.O.C. - U.O.S. - postazione) e la
descrizione apparirà automaticamente. Anche per questa informazione è
possibile utilizzare l'elenco associato (tramite il pulsante di ricerca), che mostra tutte le
unità operative e le varie abilitazioni.
- Estremi del
documento ricercato. In questi tre campi si possono inserire la
Data del documento, i Riferimenti (per
esempio il numero di raccomandata) e il Protocollo se
si tratta di un documento protocollato.
- Data e ora
di arrivo. Vengono proposte automaticamente la data e l'ora in
cui si è iniziato a digitare, ma l'operatore può cambiarle. Il
programma, prima di assegnare il numero di protocollo, controlla se il
momento di arrivo è anteriore alla registrazione e in caso contrario
segnale l'errore.
- Repertorio
di inserimento. Permette di indicare il tipo di repertorio in
cui verrà inserito il documento. Premendo il pulsante di ricerca (dopo aver posizionato
il cursore nel campo) è possibile scegliere il repertorio da un elenco.
- Oggetto.
Si può ricercare inserendo una o più parole dell'oggetto precedute e
seguite dal simbolo %. In tal modo verranno mostrati tutti i
documenti con l'oggetto contenente le parole inserite.
- La Classificazione
del documento (inseribile solo se la voce di indice è nulla). Si possono
inserire solo classificazioni ammesse alla U.O. collegata. Si può
utilizzare l'elenco allegato selezionabile con il pulsante di ricerca.
- Il Mezzo di
Trasmissione, ossia il supporto con il quale il documento è
arrivato allo sportello (ad esempio Raccomandata, Corriere,
ecc.). Si può inserire il codice del mezzo di trasmissione (e la
descrizione apparirà automaticamente) oppure sceglierlo dall'elenco
associato accessibile col pulsante di
ricerca.
- Il Tipo e
sottotipo di Documento, entrambi inseribili digitandone il
codice o utilizzando l'elenco associato.
- Gli estremi di un
documento già protocollato al quale il documento in questione fa Riferimento.
- Si possono ricercare
Tutti i documenti oppure solo quelli Validi
o solo quelli Annullati.
- Si può specificare
se i documenti/copie ricercati sono stati registrati In entrata,
In uscita o con una registrazione Interna.
- Il Fascicolo/Sottofascicolo
di appartenenza del documento. Per inserire un fascicolo occorre
inserirne l'anno, la classificazione e il numero di fascicolo e
l'eventuale numero di sottofascicolo
- L'Atto
dirigenziale di autorizzazione della protocollazione differita associato
al documento (nel caso di protocollazione differita). Anche per questo
campo è associato un elenco.
Per ricercare i documenti occorre premere il pulsante Cerca:
il programma si sposterà nella seconda pagina dove popolerà la lista dei
documenti trovati con i criteri selezionati. Sono presenti i pulsanti Dettaglio,
che consente la visualizzazione dei dettagli del documento selezionato; Copie,
che consente la visualizzazione delle copie del documento selezionato; Movimenti,
che visualizza i movimenti del documento selezionato. Tutte le informazioni
sono non modificabili.
Se la U.O. collegata non è abilitata ad un certo tipo di documento,
l'Oggetto del documento è oscurato e non sarà possibile visualizzarne i
dettagli.
Per eseguire una nuova ricerca si deve premere il pulsante Nuova
ricerca. Il programma si riporterà nella prima pagina.
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