|
La funzione permette di registrare un documento e assegnare un numero di
protocollo, che rimarrà univoco per l'area organizzativa omogenea.
Le informazioni che devono essere obbligatoriamente fornite per generare
tale numero sono le seguenti:
- mittenti
- testo dell'oggetto
del documento
- destinatari
- tipologia del
documento
In base alla tipologia del mittente e del destinatario, viene assegnato
automaticamente dal sistema il tipo di protocollazione secondo le seguenti
modalità:
|
Tipo di protocollazione
|
Mittente
|
Destinatario
|
|
ENTRATA
|
esterno
|
|
|
USCITA
|
interno
|
esterno
|
|
INTERNA
|
interno
|
interno
|
|
MISTA
|
interno
|
interno e esterno
|
La protocollazione in entrata permette di registrare i
documenti che arrivano all'Ente da persone fisiche o giuiridiche esterne.
La protocollazione in uscita serve per registrare i
documenti inviati dall'Ente alle persone fisiche o giuiridiche esterne.
La protocollazione interna permette di registrare i
documenti inviati da un'unità operativa ad un'altra, entrambe appartenenti
allo stesso Ente.
La protocollazione mista infine permette di registrare i
documenti inviati dall'Ente alle persone fisiche o giuiridiche esterne e
contemporaneamente a unità operative interne all'Ente stesso..
L'emissione del numero di protocollo avverrà dopo aver inserito tutte le
informazioni richieste obbligatoriamente e dopo aver premuto il tasto Registra.
Dati presenti nella maschera
- Modello.
Il modello è un contenitore di varie informazioni che vengono utilizzate
frequentemente. Scegliendo un determinato modello, è possibile popolare
alcuni campi senza dover immetterne i dati. La lista dei modelli
disponibili è visibile premendo il tasto di ricerca.
- Data e ora
di arrivo. Vengono proposte automaticamente la data e l'ora in
cui si è iniziato a digitare, ma l'operatore può cambiarle.
- Rif. Proven
- del. Indicano rispettivamente il numero e la data di
riferimento del mittene.
- Mittenti
ESTERNI. Sono le persone fisiche o giuridiche che presentano il
documento.Tali persone o società/enti, per essere immessi, devono essere
presenti nell'anagrafica, accessibile premendo il tasto di ricerca. In
tal caso si aprirà un'altra finestra contenente l'Anagrafica.
Dall'elenco dell'anagrafica è possibile selezionare il nominativo oppure
è possibile inserirlo inserirlo, se non ancora censito.
- Mittenti
INTERNI. Sono le unità organizzative dalle quali
proviene il documento. Per essere immesse devono essere presenti
nell'apposita anagrafica, accessibile premendo il tasto di ricerca. In
tal caso si aprirà un'altra finestra che consente di ricercare la
struttura organizzativa desiderata e di poterla selezionare.
- Oggetto.
È un campo obbligatorio contenente le informazioni del documento.
- Note.
E' un campo libero che può essere usato per specificare ulteriori
informazioni riguardanti il documento.
- Identificativo
- del. Permettono di inserire ulteriori campi identificativi
del documento oppure proprie codifiche per facilitare la ricerca del
documento stesso.
- Riservato.
Rende la protocollazione riservata e visibile ai soli utenti abilitati.
- Evidenza.
Consiste nella data in cui si dovrà avere evidenza del documento.
- I Destinatari
ESTERNI. Sono le persone fisiche o giuridiche a cui è destinato
il documento. Tali persone o società/enti, per essere immessi, devono
essere presenti nell'anagrafica, accessibile premendo il tasto di
ricerca. In tal caso si aprirà un'altra finestra contenente l'Anagrafica.
Dall'elenco dell'anagrafica è possibile selezionare il nominativo oppure
è possibile inserirlo, se non ancora censito.
- I Destinatari
INTERNI. Sono le unità organizzative alle quali è indirizzato
il documento. Per essere immesse devono essere presenti nell'apposita
anagrafica, accessibile premendo il tasto di ricerca. In tal caso si
aprirà un'altra finestra che consente di ricercare la struttura
organizzativa desiderata e di poterla selezionare.
- L’Indice.
- Orig. Originale
- EPC. E
per conoscenza.
- Spedizione. Indica
il tipo di spedizione. E' possibile digitare direttamente il codice
identificativo del tipo di spedizione oppure selezionarlo dalla lista, accessibile
premendo il tasto di ricerca.
- Tipo
documento. Specifica quale tipo di documento è oggetto della
protocollazione (p.e. Lettera, Fattura, etc...).
- Sottotipo
documento logico. Consiste in una sotto classificazione del
tipo di documento.
- Categoria. Consiste
in una categoria di appartenenza della classificazione o titolazione del
documento per l'inserimento in archivio.
- Classe. Consiste
nel sotto livello della categoria.
- Sottoclasse.
Consiste nel sotto livello della classe.
- Fascicolo. Permette
di collegare la protocollazione che si sta effettuando ad una
protocollazione già esistente.
Pulsanti presenti nella maschera
- Annulla.
Permette di annullare i dati immessi e di inserirne di nuovi i
dati.
- Allegati.
Permette di definire in maniera puntuale gli allegati al
documento protocollato.
- Allega
doc. elettr. Permette
di allegare alla protocollazione un documento elettronico.
- Registro
di emergenza. Permette l’utilizzo dello strumento del
registro di emergenza.
|
