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Questa funzione serve a registrare il numero minimo di
informazioni per la protocollazione. Essa assegna il numero di protocollazione
e la data e ora di registrazione, ma non permette di immettere l'assegnatario
né la voce di indice del documento.
Il programma è accessibile a tutte le unità operative che hanno la
specifica abilitazione alla funzione Protocollazione in entrata o
che hanno accesso a tutte le funzioni del menu Protocollo Generale.
La finestra principale mostra una serie di campi per inserire le
informazioni relative al documento. Gli unici campi obbligatori sono l'Oggetto
e il Mittente (o i Mittenti).
I campi presenti nel programma sono:
- Data e ora
di arrivo. Vengono proposte automaticamente la data e l'ora in
cui si è iniziato a digitare, ma l'operatore può cambiarle. Il
programma, prima di assegnare il numero di protocollo, controlla se il
momento di arrivo è anteriore alla registrazione e in caso contrario
segnale l'errore.
- Oggetto.
È un campo obbligatorio contenente le informazioni del documento. Si
noti che l'Oggetto, una volta protocollato il documento, non potrà più
essere cambiato.
- Estremi del
documento. In questi tre campi si possono inserire la Data
del documento, i Riferimenti (per esempio il numero di
raccomandata) e il Protocollo se si tratta di un
documento protocollato.
- Mittenti del
documento. Sono le persone fisiche o giuridiche che presentano
il documento. Si noti che anche i Mittenti, una volta protocollato il
documento, non possono più essere cambiati.
Le persone o società/enti che possono essere immessi sono solamente
quelli presenti nell'anagrafica del protocollo, accessibile posizionando
il cursore nella sezione dei mittenti e premendo il tasto di ricerca.
In tal caso, si aprirà un'altra finestra contenente l'Anagrafica. Dall'elenco
dell'anagrafica si può eseguire una scelta multipla di nominativi
(selezionando quelli voluti e premendo il pulsante Seleziona) per
importarli. I mittenti possono essere inseriti anche manualmente,
digitandone i nominativi: il programma popolerà gli altri campi con le
informazioni attinte dall'anagrafica.
Per protocollare il documento si deve premere il pulsante Registra;
solo allora verrà assegnato (e visualizzato) il numero di protocollo e la
data di registrazione del documento. Per cancellare tutti i dati immessi
occorre premere il tasto Annulla.
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