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Il Completamento della protocollazione di un
documento già protocollato è l'operazione conclusiva del processo di
protocollazione. Infatti questa funzione assegna in modo obbligatorio la voce
di indice al documento.
Il programma è accessibile a tutte le unità operative che hanno la
specifica abilitazione alla funzione Protocollazione in entrata o
che hanno accesso a tutte le funzioni del menu Protocollo Generale.
Il programma è costituito da più pagine. Inizialmente le varie pagine del
programma sono in modalità di sola visualizzazione e non sono possibili
modifiche. Nella prima sono elencati i documenti già protocollati con la
funzione Acquisizione da sportello che ha un assegnatario ma
non ancora una voce di indice associata. I documenti elencati sono quelli in
carico alla postazione collegata, alla U.O. di appartenenza (se la postazione
ha le abilitazioni a gestire tali documenti) e quelli in carico al settore
di appartenenza. Sono mostrati poi l'identificativo del Protocollo Generale (Tipo,
Anno, Numero), la data e l'ora di
registrazione, la data di arrivo, l'Oggetto,
gli estremi del documento ricevuto. Nelle altre pagine ci
sono altre informazioni del documento selezionato nella prima pagina.
Dopo aver selezionato un documento, premendo il pulsante Seleziona
il programma si sposta nella seconda pagina e rende i campi modificabili
(tranne l'identificativo del Protocollo Generale, le date di registrazione e
di arrivo, la U.O. di protocollazione, i mittenti e l'Oggetto del documento).
In questa modalità si possono inserire (o modificare se già presenti) le
seguenti informazioni:
- I flag di riservatezza,
di evidenza, di riservatezza al pubblico
(è possibile anche inserirne la data di scadenza).
- Gli Estremi
del documento ricevuto (Data - Riferimenti -
Protocollo).
- La Voce
di Indice del documento, inseribile digitandone il codice o
utilizzando la lista associata. Se la postazione collegata è abilitata a
gestire la voce di indice immessa, automaticamente verranno popolati i
dati relativi alla descrizione della voce di indice e alla
classificazione di appartenenza. L'assegnazione della vocedi indice,
nella fase di Completamento, è un'operazione necessaria e
obbligatoria.
- Gli estremi di un
documento già protocollato al quale il documento in questione fa Riferimento.
- L'Assegnatario,
ossia l'unità operativa di assegnazione del documento. Tutti i documenti
per cui si effettua il completamento hanno già l'assegnatario
(visualizzato), ma nel completamento è possibile inserire un nuovo
assegnatario. Per inserire un nuovo assegnatario, occorre digitarne i
cinque livelli identificativi (settore - servizio - U.O.C. - U.O.S. -
postazione) e la descrizione apparirà automaticamente. Anche per questa
informazione è possibile utilizzare l'elenco associato (tramite il
pulsante Lista), che mostra tutte le unità operative e le varie
abilitazioni.
- Il Mezzo di
Trasmissione, ossia il supporto con il quale il documento è
arrivato allo sportello (ad esempio Raccomandata, Corriere,
ecc.). Si può inserire il codice del mezzo di trasmissione (e la
descrizione apparirà automaticamente) oppure sceglierlo dall'elenco
associato accessibile col pulsante di
ricerca.
- Il Tipo e
sottotipo di Documento, entrambi inseribili digitandone il
codice o utilizzando l'elenco associato.
- Il Fascicolo/Sottofascicolo
di appartenenza del documento. Questa informazione non è obbligatoria,
ma può immessa solamente se si è già associata la voce di indice al
documento. Per inserire un fascicolo occorre inserirne l'anno e il
numero di fascicolo (e l'eventuale numero di sottofascicolo); la
classificazione verrà popolata automaticamente, poichè sono inseribili
soltanto fascicoli la cui classificazione contenga la voce di indice del
documento. Si può anche utilizzare la Lista dei Fascicoli associata.
- Gli Allegati
al documento. Si deve inserire il numero totale di
allegati e la tipologia di ciascuno di essi. È
possibile anche accludere delle note. Alla tipologia è
associato un elenco.
- Le Copie
del documento, inseribili soltanto se si immette la voce di indice al
documento originale. Ogni copia si inserisce immettendone l'unità
operativa assegnataria, la voce di indice
associata alla copia, l'eventuale fascicolo/sottofascicolo
di appartenenza (con classificazione contenente la voce di indice della
copia) e le note. Tranne le note, tutte le altre
informazioni hanno degli elenchi associati attivabili tramite il
pulsante di ricerca.
- Le Copie per
conoscenza, ossia copie del documento che vengono inviate per
conoscenza all'assegnatario e di cui non viene registrata la
movimentazione Esse non sono documenti veri e propri, ma una specie di
"fotocopie" pertanto per inserirle non occorre specificare una
voce di indice, ma solo un assegnatario ed eventuali
note.
Per eseguire il completamento della protocollazione del documento si deve
premere il pulsante Registra. Per cancellare tutti i dati immessi
nella pagina occorre premere il tasto Annulla.
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