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La repertoriazione è una forma di registrazione distinta da quella di
protocollo. Essa va utilizzata esclusivamente per alcune tipologie di
documenti rilevanti dal punto di vista giuridico-probatorio (ad esempio, le
deliberazioni di Giunta, le deliberazioni di Consiglio, le determinazioni
dirigenziali, i contratti, le ordinanze, le circolari, ecc.).
A ciascuna tipologia corrisponde un registro (repertorio) con una propria
sequenza numerica che riprende da 1 all’inizio di ogni anno. Tale registro ha
la stessa rilevanza giuridico-probatoria del registro di protocollo.
La Registrazione in Repertorio è una funzione che permette di
registrare in uno dei repertori a cui è abilitata l’unità operativa collegata
le tipologie di documenti interni sopra descritte. Essa assegna un numero di
Repertorio e, a scelta dell'operatore, un numero di Protocollo Generale.
La Registrazione in Repertorio è accessibile a tutte le unità
operative che hanno la specifica abilitazione alla funzione Repertoriazione
o che hanno accesso a tutte le funzioni del menu Repertori.
All'accesso, la finestra principale mostra una serie di campi per inserire
le informazioni relative al documento da registrare. Gli unici campi
obbligatori sono il Repertorio, l'Oggetto, la U.O.
destinataria, la Voce di Indice e il Fascicolo/Sottofascicolo
di appartenenza. Il campo della U.O. di registrazione verrà
valorizzato automaticamente con il nome della postazione collegata.
I campi modificabili sono:
- Repertorio di
inserimento. Permette di indicare il tipo di repertorio in cui verrà
inserito il documento. Si possono specificare solo Repertori a cui è
abilitata la postazione collegata. Premendo il pulsante di ricerca (dopo
aver posizionato il cursore nel campo) è possibile scegliere il
repertorio da un elenco.
- Data e ora di
arrivo. Vengono proposte automaticamente la data e l'ora in cui si è
iniziato a digitare, ma l'operatore può cambiarle. Il programma, prima
di assegnare il numero di registrazione, controlla se il momento di
arrivo è anteriore alla registrazione e in caso contrario segnale
l'errore.
- Flag di
Protocollo Generale: se viene selezionato, il programma, oltre ad
assegnare il numero di Repertorio al documento, assegna anche il
numero di Protocollo Generale.
- Oggetto. È un
campo obbligatorio contenente le informazioni del documento. Si noti che
il Testo Oggetto, una volta registrato il documento, non potrà più
essere cambiato.
- Modello. Il
modello è un contenitore di varie informazioni che vengono utilizzate
frequentemente. Scegliendo un determinato modello, è possibile popolare
alcuni campi senza dover immetterne dati. Ad esempio, in caso di un
concorso, il modello potrà contenere l'Oggetto, la Voce di Indice, il
Mezzo di Trasmissione, il Tipo e Sottotipo di Documento per quel tipo di
concorso senza che l'operatore li ridigiti per ogni documento. L'insieme
dei modelli disponibili è visibile posizionando il cursore nel campo e
premendo il tasto di ricerca.
- I flag di riservatezza,
di completezza, di evidenza, di riservatezza al
pubblico (è possibile anche inserirne la data di scadenza).
- Estremi del
documento. In questi tre campi si possono inserire la Data
del documento, i Riferimenti (per esempio il numero di
raccomandata) e il Protocollo se si tratta di un documento
protocollato.
- Gli estremi di un
documento già protocollato al quale il documento in questione fa riferimento.
Si può specificare un documento registrato col Protocollo Generale o con
il Repertorio.
- Il Mezzo di
Trasmissione, ossia il supporto con il quale il documento è mandato
all'ufficio di destinazione (ad esempio Raccomandata, Corriere,
ecc.). Si può inserire il codice del mezzo di trasmissione (e la
descrizione apparirà automaticamente) oppure sceglierlo dall'elenco
associato accessibile col pulsante di ricerca.
- Il Tipo e
sottotipo di Documento, entrambi inseribili digitandone il codice o
utilizzando l'elenco associato.
- La Voce di Indice
del documento, inseribile digitandone il codice o utilizzando la lista
associata. L'assegnazione della voce di indice è un'operazione
obbligatoria. Il programma controlla che sia la postazione collegata che
la U.O. di assegnazione siano abilitate a gestire la voce di indice
immessa.
- Il Fascicolo/Sottofascicolo
di appartenenza del documento. Anche questa informazione è obbligatoria,
ma può immessa solamente se si è già associata la voce di indice al
documento. Per inserire un fascicolo occorre inserirne l'anno e il
numero di fascicolo (e l'eventuale numero di sottofascicolo); la
classificazione verrà popolata automaticamente, poichè sono inseribili
soltanto fascicoli la cui classificazione contenga la voce di indice del
documento. Si può anche utilizzare la Lista dei Fascicoli associata.
- La U.O.
destinataria, ossia l'unità operativa a cui è indirizzato il
documento. Questo campo è obbligatorio per eseguire correttamente
la repertoriazione. Per inserire l'unità operativa di destinazione,
occorre digitarne i cinque livelli identificativi (settore - servizio -
U.O.C. - U.O.S. - postazione) e la descrizione apparirà automaticamente.
Anche per questa informazione è possibile utilizzare l'elenco associato
(tramite il pulsante di ricerca), che mostra tutte le unità operative e
le varie abilitazioni.
- I Nominativi
associati al documento. Sono le persone fisiche o giuridiche
associati al documento. Le persone o società/enti che possono essere
immessi sono solamente quelli presenti nell'anagrafica del protocollo,
accessibile premendo il tasto di ricerca. In tal caso, si aprirà
un'altra finestra contenente l'Anagrafica. Dall'elenco dell'anagrafica
si può eseguire una scelta multipla di nominativi (selezionando quelli
voluti con il flag sulla destra) per importarli. I nominativi possono
essere inseriti anche manualmente, digitandone i nominativi: il programma
popolerà gli altri campi con le informazioni attinte dall'anagrafica.
- Gli Allegati
al documento. Si deve inserire il numero totale di allegati e la tipologia
di ciascuno di essi. È possibile anche accludere delle note. Alla
tipologia è associato un elenco.
Le informazioni relative alle Copie del documento sono:
- l'Unità Operativa
Assegnataria (campo obbligatorio).
- La Voce di Indice
associata alla copia (campo obbligatorio).
- L'eventuale Fascicolo/Sottofascicolo
di appartenenza (con classificazione contenente la voce di indice della
copia).
Tranne le note, tutte le altre informazioni hanno degli elenchi associati
attivabili tramite il pulsante di ricerca.
Le informazioni relative alle Copie per conoscenza, ossia copie del
documento che vengono inviate per conoscenza e di cui non viene registrata la
movimentazione, sono:
- L'Assegnatario
(campo obbligatorio), a cui è associato un elenco richiamabile con di
ricerca.
- Eventuali Note.
Per eseguire la repertoriazione del documento si deve premere
il pulsante Registra; solo allora verrà assegnato (e visualizzato) il
numero di repertorio, l'eventuale numero di protocollo - se lo si è scelto -
e la data di registrazione del documento. Per cancellare tutti i dati immessi
nella pagina occorre premere il tasto Annulla.
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